Protección de Datos Personales
I. Objeto: Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que Plantación Amazonia el Vita S.A.S (en adelante Amazonia Reforestation) haya recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva y/o esta Política. Amazonia Reforestation se considerará como la responsable de la información recaudada.
II. Ámbito de aplicación: La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de Amazonia Reforestation.
III. Alcance: La presente Política aplica en todos los niveles o áreas de la empresa y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de Amazonia Reforestation y los encargados del tratamiento de datos personales que obren en nombre de la misma.
IV. Antecedentes: Mediante la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Congreso Nacional de Colombia desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Igualmente, el pasado 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional de Colombia expidió el Decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del titular de la información, la Políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales, constituyendo así el marco general de la protección de datos personales en Colombia.
V. Finalidad de la Base de Datos: El recaudo de datos personales por parte de Amazonia Reforestation tendrá las
siguientes finalidades:
• Eventual inclusión o invitación a eventos de carácter técnico, empresarial, científico, mercadeo y demás,
que organice, desarrolle, intervenga o conozca Amazonia Reforestation, tanto nacionales como internacionales.
VI. Tratamiento de Datos Personales: De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, Amazonia Reforestation realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión. Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política. De la misma forma, se efectuará el tratamiento de datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.
VII. Derechos de Los Titulares de Datos Personales: En el tratamiento de datos personales por parte de Amazonia Reforestation
se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de datos personales, que son:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá
ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para
el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
c. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que
la modifiquen, adicionen o complementen;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio
haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento;
g. Los demás que establezca la Ley.
VIII. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos: Las peticiones, consultas y reclamos
formulados por los titulares de datos personales bajo tratamiento de Amazonia Reforestation y/o para ejercer sus derechos a conocer, actualizar,
rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a la cuenta de correo electrónico:
trees @ myreforestation punto com, o en físico dirigida a la Cra. 57 B No. 137 - 88 de la ciudad de Bogotá, D.C., Teléfono: 704-6852,
área de datos personales. El área antes mencionada será el contacto de los titulares de datos personales, para todos los efectos
previstos en la autorización otorgada en esta Política, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.
IX. Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información: Los titulares de datos
personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con Amazonia Reforestation pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar,
rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:
A. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada. La solicitud se radicará ante el Área de datos
personales, a través de los medios de contacto establecidos en esta Política, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la
información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le
dará respuesta. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de diez (10) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará
al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B. Procedimiento para actualizar información. El titular de los datos personales que esté interesado en actualizar la
información suministrada y bajo tratamiento por parte de Amazonia Reforestation, podrá enviar la información actualizada, a
través de los medios de contacto establecidos en esta Política, la cual se actualizará dentro de diez (10) días hábiles
siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud.
C. Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones. Cuando el titular de la información pretenda
rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el tratamiento de datos personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:
La solicitud debe ser dirigida al área de datos personales de Amazonia Reforestation, a través de los medios de contacto establecidos
en esta Política, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y
acompañando los documentos que quiera hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento,
sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido. En caso de que quien reciba la solicitud no sea
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado. Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda
deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida. El término máximo para atender la solicitud será de quince (15)
días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún
caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
X. Obligaciones de Amazonia Reforestation: Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus
derechos.
1. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
2. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
otorgada.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
4. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.
5. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
7. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la presente Política.
8. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en la presente Política
10. Adoptar un proceso interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para
la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
11. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se
haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en
la administración de la información de los titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
XI. Periodo de Vigencia de las Bases de Datos: Las bases de datos de Amazonia Reforestation tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.
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